Vinnsla Þjóðleikhússins á persónuupplýsingum

Þjóðleikhúsinu er umhugað um persónuvernd og öryggi þeirra gagna og upplýsinga sem leikhúsið meðhöndlar.

Öll vinnsla á persónuupplýsingum fer fram í samræmi við persónuverndarlög, þ.e. lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og kemur Þjóðleikhúsið ávallt fram sem svokallaður ábyrgðaraðili að þeirri vinnslu sem það hefur með höndum.

Hér að neðan má finna nánari upplýsingar um það hvernig Þjóðleikhúsið vinnur með persónuupplýsingar umsækjenda um störf, viðskiptavini og gesti Þjóðleikhússins og þeirra sem heimsækja vefsíðu leikhússins.

Ef þú hefur einhverjar spurningar um meðferð leikhússins á persónuupplýsingum hvetjum við þig til að hafa samband við okkur eða persónuverndarfulltrúa leikhússins, sbr. samskiptaupplýsingar hans hér að neðan.

Persónuupplýsingar sem leikhúsið safnar og vinnur

Umsækjendur um störf

Þjóðleikhúsið vinnur ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur. Þær upplýsingar sem Þjóðleikhúsið kallar eftir frá umsækjendum eru tengiliðaupplýsingar, þ.e. upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang og símanúmer, upplýsingar um námsferil, námskeið, kunnáttu, færni og reynslu. Þá er kallað eftir upplýsingum um meðmælendur. Auk þeirra upplýsinga sem leikhúsið kallar eftir vinnur það jafnframt með þær upplýsingar sem umsækjendur velja sjálfir að afhenda með umsókn sinni. Þessar upplýsingar koma frá umsækjanda sjálfum og eftir atvikum meðmælanda.

Komist umsækjandi í viðtal kann leikhúsið jafnframt að vinna með upplýsingar sem þar koma fram.

Upplýsingarnar eru unnar í þeim tilgangi að leggja mat á umsókn og byggir vinnslan á beiðni umsækjanda um að gera samning við Þjóðleikhúsið. Þá byggir vinnsla á upplýsingum um meðmælendur á lögmætum hagsmunum leikhússins af því að velja hæfasta umsækjandann í starfið.

Viðskiptavinir og gestir Þjóðleikhússins

Í tengslum við miðasölu á sýningar Þjóðleikhússins vinnur leikhúsið með tilgreindar persónuupplýsingar viðskiptavina. Þegar miðar eru keyptir í miðasölu leikhússins, á staðnum eða í gegnum síma, er almennt unnið með upplýsingar um nafn, kennitölu, síma, netfang og heimilisfang viðskiptavina. Þegar miði er keyptur í gegnum netið er unnið með upplýsingar um nafn, kennitölu og netfang auk þess sem viðskiptavinir geta kosið að gefa upp síma og heimilisfang. Þessar upplýsingar koma frá viðskiptavininum sjálfum og er vinnsla þeirra nauðsynleg leikhúsinu svo hægt sé að efna samning við viðskiptavin, gefa út viðkomandi miða, upplýsa viðskiptavin verði breytingar á sýningu og eftir atvikum aðstoða viðskiptavin í tilviki týnds miða.

Auk ofangreindra upplýsinga vinnur leikhúsið með upplýsingar um viðskiptasögu, þ.e. upplýsingar um það hvaða sýningar viðkomandi viðskiptavinur hefur keypt miða á. Ef viðskiptavinur veitir Þjóðleikhúsinu sérstakt samþykki nýtir leikhúsið þessar upplýsingar til þess að senda viðskiptavini upplýsingar um sýningar sem leikhúsið telur að viðkomandi viðskiptavinur kunni að hafa áhuga á.

Velji viðskiptavinur það er hægt að kaupa miða í miðasölu leikhússins án þess að gefa upp nokkrar upplýsingar en það getur haft áhrif á þjónustu leikhússins við viðkomandi viðskiptavin, s.s. hvað varðar týnda miða, tilkynningar um breytingar á sýningum o.s.frv.

Viðskiptavinir geta einnig samþykkt að skrá sig á póstlista leikhússins og er þá unnið með nafn og netfang viðskiptavinar. Þá geta viðskiptavinir sérstaklega samþykkt að fá senda áhorfendakannanir og að fá áminningar um leiksýningar með smáskilaboðum. Í tengslum við áhorfendakannanir er aðeins unnið með netfang viðskiptavinar og símanúmer í tengslum við áminningar í smáskilaboðum.

Sendi viðskiptavinir eða aðrir aðilar leikhúsinu erindi, hvort sem er í pósti, í gegnum samfélagsmiðla eða með öðrum hætti, þá er leikhúsinu nauðsynlegt að vinna með persónuupplýsingar þær sem viðkomandi hefur gefið leikhúsinu til þess að vinna úr erindinu.

Þegar viðskiptavinir og aðrir gestir heimsækja Þjóðleikhúsið er rétt að vekja athygli á því að við alla útganga leikhússins eru eftirlitsmyndavélar. Slík eftirlit fer fram í öryggis- og eignavörsluskyni.

Gestir er heimsækja vefsíðu leikhússins– vefkökur

Svokallaðar vefkökur (e. cookies) eru notaðar til að mæla heimsóknir á vefsíðu leikhússins. Notkun á vefkökum gerir leikhúsinu kleift að taka saman tölulegar upplýsingar um notkun vefsins með tölfræðikökum en einnig að mæla árangur af markaðsstarfi leikhússins með markaðskökum. Mælingar sem þessar eru eingöngu virkjaðar ef gestur vefsíðunnar gefur leikhúsinu leyfi til slíkra mælinga.

Þjóðleikhúsið notar Google Analytics til vefmælinga. Við hverja komu á vefinn eru nokkur atriði skráð, svo sem IP-tala, einkennisnúmer gests og einkenni þess búnaðar sem notaður er til að heimsækja vefinn. Þessar upplýsingar notar Þjóðleikhúsið til að vefmælinga, sem og við endurbætur á vefnum og þróun hans.

Til að mæla árangur markaðsstarfs Þjóðleikhússins notast leikhúsið jafnframt við Google Ads og Facebook Pixel. Við hverja komu á vefinn eru nokkur atriði skráð, svo sem tími og dagsetning, leitarorð, frá hvaða vef er komið og gerð vafra og stýrikerfis.

Framangreindar þjónustur Google og Facebook safna persónugreinanlegum upplýsingum um gesti vefsins, en Þjóðleikhúsið hefur eingöngu aðgang að ópersónugreinanlegum upplýsingum sem leikhúsið fær sendar í formi skýrslna frá annars vegar Google og hins vegar Facebook.

Þegar vefurinn er heimsóttur í fyrsta skipti birtist spretti-gluggi á forsíðu vefsins þar sem gestir eru upplýstir um notkun Þjóðleikhússins á vefkökum og gestir eru jafnframt beðnir um leyfi til að mæla notkun þeirra á vefnum með þjónustu framangreinda þriðju aðila.

Til viðbótar við ofangreint notast leikhúsið einnig við vefkökur sem eru nauðsynlegar fyrir virkni vefsins, en séu þær afvirkjaðar getur það haft þær afleiðingar að vefurinn virki ekki sem skyldi. Slíkar vefkökur byggja á lögmætum hagsmunum leikhússins.

Þeir gestir sem ekki vilja að notkun þeirra sé mæld á nokkurn hátt á vef leikhússins geta stillt vafra sína með þeim hætti.

Viðsemjendur og birgjar

Í þeim tilvikum er Þjóðleikhúsið kaupir tilbúin handrit af þriðja aðila er unnið með tengiliðaupplýsingar viðkomandi, upplýsingar um handritið og afrit af þeim samningi sem aðilar gera sín á milli. Þessi vinnsla byggir á samningi aðila.

Það sama á við um aðra birgja Þjóðleikhússins, þ.e. unnið er með tengiliðaupplýsingar viðkomandi og eftir atvikum afrit af samskiptasögu.

Í tengslum við leikritunarsamkeppni og þegar hugmyndum að handritum er skilað til Þjóðleikhússins er unnið með tengiliðaupplýsingar viðkomandi og aðrar þær upplýsingar sem viðkomandi kann að afhenda leikhúsinu ásamt lýsingu á verkinu. Þessi vinnsla byggir á beiðni viðkomandi um að gera samning við leikhúsið.

Miðlun til þriðju aðila

Þjóðleikhúsið kann að veita þriðju aðilum sem veita leikhúsinu upplýsingatækniþjónustu og/eða aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri leikhússins aðgang að persónuupplýsingum þeim sem unnið er með, s.s. hýsingaraðila, rekstraraðila eftirlitsmyndavéla og miðasölukerfis og/eða þeirra sem sinna tæknilegri aðstoð við leikhúsið. Slíkir aðilar koma fram sem svokallaðir vinnsluaðilar fyrir hönd leikhússins og er gerður við þá sérstakur vinnslusamningur sem tryggir öryggi og trúnað við meðferð upplýsinganna.

Komi upp grunur um refsiverðan verknað kann leikhúsið að miðla upplýsingum sem það hefur, s.s. á upptökum, til lögreglu. Einnig kann persónuupplýsingum að vera miðlað til þriðju aðila á grundvelli lagaskyldu eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði.

Í samræmi við skyldur sem á Þjóðleikhúsinu hvíla í tengslum við opið bókhald eru upplýsingar um reikninga sem Þjóðleikhúsinu kann að berast frá birgjum eða öðrum birtar opinberlega.

Öryggi og varðveislutími þeirra upplýsinga sem unnið er með

Þjóðleikhúsið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Dæmi um öryggisráðstafanir sem Þjóðleikhúsið grípur til eru aðgangsstýringar í kerfum leikhússins og varðveisla á pappírsskjölum í læstum skjalaskápum.

Þjóðleikhúsið telst skilaskyldur aðili í skilningi laga um opinber skjalasöfn nr. 77/2014. Á þeim grundvelli er Þjóðleikhúsinu almennt skylt að varðveita ótímabundið þær persónuupplýsingar sem leikhúsið vinnur með. Á það bæði við um umsóknir um störf sem og þær upplýsingar sem unnar eru um viðskiptavini og gesti.

Þær upplýsingar sem safnast með rafrænni myndavélavöktun í húsnæði Þjóðleikhússins eru almennt varðveittar í 90 daga.

Réttindi einstaklinga sem Þjóðleikhúsið vinnur með upplýsingar um

Allir þeir einstaklingar sem Þjóðleikhúsið vinnur persónuupplýsingar um eiga rétt á að fá staðfestingu á því hvort leikhúsið vinnur með upplýsingar um viðkomandi eða ekki. Ef unnið er með upplýsingar um viðkomandi einstakling getur hann jafnframt óskað eftir upplýsingum um vinnsluna og eftir atvikum átt rétt til þess að fá afrit af upplýsingunum.

Við ákveðnar aðstæður geta þeir einstaklingar sem Þjóðleikhúsið vinnur persónuupplýsingar um jafnframt farið fram á það við leikhúsið að það sendi upplýsingar viðkomandi, með rafrænum hætti, til viðkomandi eða annars ábyrgðaraðila.

Í tilgreindum tilvikum kunna einstaklingar að gera þá kröfu að Þjóðleikhúsið eyði þeim persónuupplýsingum sem leikhúsið vinnur um viðkomandi. Þessi réttur á þó við í mjög takmörkuðum tilvikum í ljósi þeirrar lagaskyldu sem hvílir á leikhúsinu að varðveita persónuupplýsingar ótímabundið á grundvelli laga um opinber skjalasöfn.

Í þeim tilvikum er vinnsla Þjóðleikhússins byggir á samþykki getur sá einstaklingur er veitti leikhúsinu samþykki sitt hvenær sem er afturkallað það. Þá geta einstaklingar andmælt vinnslu Þjóðleikhússins og óskað eftir að vinnsla sé takmörkuð.

Framangreind réttindi eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda leikhúsið að hafna beiðni auk þess sem réttindi leikhússins eða þriðja aðila kunna að vega þyngra, s.s. réttur þriðja aðila til friðhelgi einkalífs.

Þeim einstaklingum sem vilja nýta ofangreind réttindi sín er bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa leikhússins, sbr. samskiptaupplýsingar hans hér að neðan.

Persónuverndarfulltrúi

Þjóðleikhúsið hefur tilnefnt Áslaugu Björgvinsdóttur, lögmann, sem persónuverndarfulltrúa leikhússins.

Persónuverndarfulltrúi tekur á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem leikhúsið vinnur með upplýsingar um, auk þess að ráðleggja Þjóðleikhúsinu um vinnslu persónuupplýsinga og gegna því hlutverki að vera tengiliður við Persónuvernd.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@leikhusid.is eða hafa samband í síma 5400300.

Samskiptaupplýsingar

Þjóðleikhúsið, kt. 710269-2709, hefur aðsetur að Lindargötu 7, 101 Reykjavík. Hægt er að hafa samband við leikhúsið í síma 551 1200.

Réttur til að kvarta til Persónuverndar

Ef þú ert ósátt/ur við vinnslu Þjóðleikhússins á persónuupplýsingum þínum er þér ávallt heimilt að beina erindi eða kvörtun til Persónuverndar. Nánari upplýsingar má finna á heimasíðu Persónuverndar, www.personuvernd.is.